mail merge

Mail Merge 2007

Klik Mailings tab. Mailings tab terdiri dari beberapa group command seperti Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields groups.


Klik pada panah Start Mail Merge, akan muncul a drop-down list. Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard.”




Pilih jenis mail merge yang diinginkan. Misalnya memilih jenis Letters, kemudian klik Next: Starting document.











Selecting a Template
Pilihlah set up yang diinginkan. Misalnya memilih “Start from a template” kemudian klik “Select template.”







Klik jenis template yang diinginkan, kemudian klik OK. Misalnya pilih oriel merge letter.




Selecting Recipients
Pada bagian select recipients pilih asal sumber responden. Misalnya memilih “Use an existing list” kemudian klik “Browse” link.

Browse table yang ingin digunaan.

Pada Mail Merge Recipients uncheck baris data responden yang tidak ingin diikutkan.

Data-data responden bisa diurutkan dan difilter berdasarkan kategori yang diinginkan.

Klik pada “Next: Write your letter” untuk mengedit isi dari template mail merge.
Inserting Merge Fields
Address Block dan Greeting Line dapat disisipkan pada template letter. Kemudian isilah tanggal pada pick the date dan sisipkan surat/berita yang ingin disampaikan.


Matching Fields
Ketika address block link diklik, user dapat memilih format address yang diiginkan.Match fields digunakan untuk mencocokkan baris alamat yang hilang. Match fileds button juga terdapat pada grup tab write and insert field.

Jika user menclick match field akan tampil layar seperti berikut:



Previewing Results
User dapat melihat tampilan hasil mail merge dengan menclick preview result.

Completing the Merge
Kemudian klik “Next: Complete the merge” untuk menyelesaikan proses mail merge.

Jika ingin melakukan merge pada dokumennlain maka klik pada “Edit individual letters”.


Jika ingin mencetak hasil merge, klik print documents.




Saving
Untuk menyimpan hasil merge, klik office button kemudian klik save as. Defaultnya adalah format word 2007 dengan extension file .docx



Mail merge without wizard
Selain dengan menggunakan wizard, user dapat memulai mail merge dengan cara mengetikkan naskah/ berita/ surat pada halaman kerja aktif. User kemudian dapat masuk ke tab mailings >> select recipients >> type new lists >> isilah dengan nama, alamat, dan informasi lain dari responden. Untuk menambah baris isian klik new entry >> save.
kemudian tempatkan kursor pada bagian kpo surat/ space alamat, kemudian klik select recipients >> use existing list >> nama file yang kita save di atas >> OK.
Klik pada insert merge filed >> pilih jenis kolom/ atribut yang akan ditampilkan pada surat. Contioh pilih first name, last name, address, company name.
Untuk mengubah data yang telah disimpan klik edit recipient pada grup tab start mail merge.
Untuk mengubah nama kolom, sewaktu membuat data responden, klik customized column >> pilih kolom yang akan diganti nama >> rename